13. Hablar en público y la comunicación no verbal

Recomendaciones para hablar en público:

• Autoconfianza
• Hablar de lo que se sabe
• Tener claro el objetivo perseguido
• Preparar a fondo lo que se dirá
• Estudiar a la audiencia

Comunicación no verbal: se compone de gestos, posturas, miradas, sentimientos y emociones.

Tipos de actos no verbales:

• Emblemas: equivale a una palabra o frase corta emitida por todos los miembros de colectividad.
• Ilustradores: gestos que van unidos a la comunicación verbal.
• Reguladores: organizan o dirigen la conversación que se esté llevando a cabo entre los interlocutores. 
• Adaptadores: movimientos, gestos y acciones que utilizamos de forma inconsciente para conducir nuestros sentimientos o controlar nuestras respuestas.

Factores asociados al lenguaje no verbal:

Funciones de la comunicación no verbal: 

• Enfatizar el lenguaje verbal 
• Expresar sentimientos y emociones 
• Sustituir palabras 
• Orientar la forma en que el mensaje debe ser interpretado 
• Posibilidad de contradecir al comunicación verbal 
• Regular la comunicación

Comentario:

Nuestra forma de movernos habla mucho de nosotros. Al hablar en público, damos el mensaje que hablamos pero también estamos generando un mensaje con nuestros gestos y movimientos. El público detecta muchas cosas de nosotros, es por eso que debemos mostrar seguridad y confianza al hablar y al movernos, debemos buscar la mejor manera de impactar con nuestro mensaje y mantener motivado al público. Son mucho factores os que no detectamos y que son importantes para el mejor manejo de la información y el mensaje. 

12. Aspectos prácticos de la comunicación en la empresa

Comunicación:

• Es el proceso de transmitir información y comprensión entre dos personas 
• Es la manera de relacionarse con otras personas a través de datos , ideas, pensamientos y valores.

La comunicación interna: Busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre sí.

Proceso de comunicación interna:

• Emisor: da a conocer el mensaje.
• Mensaje: idea que el emisor transmite.
• Canal: medio por el cual se transmite el mensaje.
• Receptor: es quien recibe el mensaje.
• Retroalimentación: cuando el receptor genera respuesta del mensaje.

La comunicación interna opera en los siguientes aspectos:

• Clima organizacional
• Toma de decisiones
• Capacitación 
• Liderazgo

La comunicación externa: Desde el punto de vista administrativo operativo la comunicación externa es más difícil debido a las relaciones que tiene la empresa con el ámbito exterior y con el público para transmitir la identidad corporativa.

La comunicación externa comprende 3 denominaciones:

• Publicidad
• Relaciones públicas
• Información comercial

Comentario:

Uno de los puntos más importantes en toda organización es la comunicación. Tan importante es, que muchas de las veces la comunicación es lo que mantiene viva a la empresa. La información se mueve en todas direcciones, clientes, proveedores, competidores, trabajadores, líderes, gobierno, etc., es necesario mantener buenas relaciones en la empresa, una buena comunicación y hacer que la información que se mueva en la organización sea la correcta.

11. Conducción de reuniones de trabajo

"Una reunión es solo una parte del trabajo de un equipo"

Competencias para la conducción de la reunión:

• Inteligencia emocional
• Habilidad para la expresión oral
• Persuasión 
• Conversación
• Liderazgo
• Cultura tecnológica

8 pasos para una reunión exitosa:

1. Planificar el encuentro y el informe al equipo
2. Exigir puntualidad a los asistentes
3. Elaborar una agenda de contenidos con los temas a tratar
4. Acotar los temas según la agenda
5. Manejar la reunión con cuotas de humor
6. Evitar monólogos
7. Prevenir la formación de bandos
8. Tomar nota de los temas tratados en la reunión

Comentario: 

En todo grupo es necesario tomar momentos de organización o simplemente para motivar al grupo. Para esto, es muy común realizar reuniones, en las cuales se toman puntos de interés que definan el objetivo de la reunión y se logre llegar a un acuerdo. Las reuniones son de gran importancia en los equipos o grupos de trabajo y es necesario que las empresas las realicen para poder administrar sus recursos de una mejor manera. La persona indicada para conducir la reunión debe estar bien preparada y debe contar con todo lo necesario para dirigir, ya sea, material, información, tecnología y promover el lugar, hora y fecha. También es importante que se tomen recomendaciones y se de espacio para opiniones de los participantes, esto dará retroalimentación al tema tratado y se pueden realizar mejoras en el grupo.

10. Establecimiento de redes sociales internas

Las llamadas “redes sociales” atraen más de 100 millones de visitantes cada mes. 

La popularidad de ese fenómeno es creciente y las empresas se preguntan si serán útiles en el ámbito interno de la organización:

1. Cambiará la forma de transmitir la información en las empresas de la misma. 
2. Estas nuevas tecnologías permitirán mejorar la comunicación con clientes o proveedores.

Los fundamentos psicológicos del comportamiento grupal fueron explicados a principios del siglo XX por Kurt Lewin, lo único nuevo es el canal de interacción entre individuos, el canal web. 

¿Qué aportan las redes sociales a la comunicación interna de la empresa? 

Esta teoría describe el origen del comportamiento del individuo en función de dos variables, persona y ambiente.

Relación entre herramientas sociales y comportamiento grupal en la organización:

...No existe una fórmula universal de implantación, cada organización debe establecer los ingredientes de su fórmula de transformación...

Comentario:

La revolución de las redes sociales en el mundo está generando cambios en todo: gobierno, economía, sociedad, tecnología, empresas. Las empresas también están siendo impactadas por las redes sociales, y muchas de ellas están acercándose a los clientes por medio de las redes. ¿Qué tan importante es que las empresas tengan redes sociales internas? Para actualizarse y ser competitivas es de suma importancia, tener redes sociales es estar cerca del cliente, es conocer al competidor, es conocer el mundo. 

9. Integración a la empresa

Integración: es el proceso mediante el cual las organizaciones resuelven sus necesidades de recursos humanos, entre ellas esta el reclutamiento y selección de candidatos y la inducción de los empleados de nuevo ingreso.

Inducción: Es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los nuevos empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo.

Contenido de un programa de inducción:

• Bienvenida a la empresa
• Recorrido
• Hablarle de la empresa
• Cómo empezó
• Quiénes la integran
• Cuáles son los objetivos y metas
• Qué tipo de empresa es

Ubicación del empleado en su puesto:

• Objetivo del puesto
• Labores a cargo del empleado
• Desempeño de su trabajo
• Puestos relacionados

Comentario:

Cuando una persona ingresa a un nuevo trabajo necesita sentirse parte de la empresa, es por eso que una vez integrado en la empresa se le da una inducción con el fin de que conozca más a la empresa y tenga claros los objetivos que se persiguen. También mediante la inducción, se le dan al nuevo empleado, todas las herramientas necesarias para desarrollar bien sus funciones, se le indica que debe de hacer y se le ubica en su área de trabajo. Una vez que termina la inducción el empleado debe sentirse más seguro y con la confianza debida.

8. Gestión del trabajo en equipo

Trabajo en equipo: Conjunto de personas asignadas o auto-asignadas, de acuerdo a habilidades y competencias específicas, para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador.

Aspectos necesarios para un adecuado trabajo en equipo:

• Liderazgo efectivo
• Promoción de canales de comunicación
• Ambiente de trabajo armónico

Formación de equipos:

• Cohesión
• Asignación de roles y normas
• Comunicación
• Definición de objetivos
• Interdependencia

Proceso de Coaching: Es un método que consiste en dirigir, instruir y entrenar a una persona o a un grupo de ellas, con el objetivo de conseguir alguna meta o de desarrollar habilidades específicas.

Pasos del proceso de Coaching: 

• Observar
• Tomar conciencia
• Determinar objetivos
• Actuar
• Medir
• Accionar
• Motivar a los oyentes

Comentario:
En todas partes, ya sea, escuela, trabajo, familia, deportes, iglesia, se necesita trabajar en conjunto con otras personas. Aquí es donde se deben tomar en cuenta las características necesarias que se necesitan para formar un buen equipo. Esto depende desde actitudes de los integrantes, hasta el rol que cada persona dentro del equipo va a tomar. Otro de los puntos indispensables en un equipo es quien dirige, su perfil debe ser el adecuado para lograr armonizar a los integrantes y convencer a cada uno de desarrollar la función que le corresponde. Un buen equipo con un buen coach va a tener buenos resultados.

7. Mediación del manejo de conflicto en la empresa

Conflicto positivo: —Puede conducir a las nuevas ideas y acercamientos a los procesos de organización, y al interés creciente en ocuparse de problemas.

Áreas donde se presenta el conflicto:

• Procedimientos administrativos
• Recorte de personal.
• Costos desbordantes
• Horario
• Lista de deseos

Mediación: es entender la perspectiva de cada participante.

Objetivo de la mediación: Que cada participante se sienta comprendido. De este modo aumentan las posibilidades de que los participantes involucrados en el conflicto, a su vez, intente una mutua comprensión con la ayuda del mediador.

Arbitraje: El administrador esta obligado a formar un juicio que los empleados deberán seguir.

Sugerencias para el manejo del conflicto:

• Analizar la situación
• Facilitar la comunicación

Comentario: 

Cualquier conflicto que se genere en una organización debe ser atendido desde que se detecte, para que no genere un impacto negativo al acrecentarse y para que no produzca pérdida de recursos. Lo importante de la mediación es que la persona va a tomar el control sobre el conflicto y sobre las personas involucradas y va a buscar la manera de resolver el problema, haciendo que en el menor tiempo posible la situación se normalice. No es malo que haya conflictos en la empresa, ya que la empresa adquiere experiencias de aprendizaje en cada situación que se presenta, pero no es bueno tener conflictos en exceso o mal atendidos. 

6. Definiciones

Liderazgo personal: es la capacidad de afrontar y resolver los problemas con sus propias condiciones.

Competencias emocionales: es la habilidad que tiene una persona para potenciar su inteligencia emocional en su vida cotidiana. 

Autoconciencia: es reconocer los propios estados de ánimo, los recursos y las intuiciones, así como conocer nuestras propias emociones y cómo nos afectan, cuáles son nuestras virtudes y áreas de oportunidad.

Autoregulación: es la capacidad de gestionar o encauzar las emociones debidamente.

Empatía: es entender completamente a una persona, poniéndose en su lugar. 

Socialización: es la capacidad que tiene una persona para adaptarse a las demás personas. 

5. Carta de presentación

Tijuana, B.C., 23 de agosto de 2012.

Lic. Ana Ortiz Serbín

     Me dirijo a usted para manifestar mi interés en el puesto de encargado de compras, publicado en el periódico Frontera el pasado miércoles, con el fin de proporcionar mis datos personales y profesionales.

    Me interesa trabajar en su compañía por el impacto que genera a nivel social y su perspectiva de crecimiento  La razón por la que elegí la empresa y el puesto es debido a mi desarrollo en la misma área, en la cual desarrollé proyectos interesantes y cumplí con las expectativas que la organización requería.

     Puede contactarme en el siguiente número de celular: 664 529 6881 de lunes a viernes a partir de las 14:00 horas. Espero su pronta respuesta. 

Atentamente:

Juan Salas Castro

Adjunto curriculum vitae.

4. Curriculum Vitae

Encargado de compras

Juan Salas Castro

Valle de Chalco 3256 Valle Vista

Tijuana, Baja California.

624 70 60 / 664 529 6881

salascastrojuan@gmail.com

Experiencia de 6 meses en el área de compras y en la elaboración de manuales de procedimientos de compras. Relación con proveedores, cotizaciones, facturas, relación con contabilidad.

FORMACIÓN ACADÉMICA: 

2008-2012

Licenciatura en Administración (cursando)

Instituto Tecnológico de Tijuana

2005-2008

Técnico en Administración (título y cédula)

Centro de Estudios Tecnológicos Industrial y de Servicios 58

EXPERIENCIA:

Abril-Julio 2012

Hospital de Salud Mental de Tijuana AC

Asistente de compras

Actividades:

• Pedir cotizaciones a proveedores
• Realizar órdenes de compras
• Monitorear, verificar y revisar pedidos
• Entregar documentación a contabilidad
• Realizar Manual de Procedimientos de Compras de Medicamentos
• Realizar Manual de Procedimientos de Compras de Material y Equipo
• Elaborar relación de IVA

Conocimiento de software: 

• SUA
• CONTPAQ
• NOMINAX

3. Tips para una entrevista

Algunas recomendaciones para tener una buena entrevista de trabajo son los siguientes:

• Saludar.
• Saber utilizar el TU o el USTED. Es mejor equivocarse usando el usted.
• Esperar la invitación a sentarse antes de hacerlo uno mismo.
• Escuchar antes de hablar.
• Hacer preguntas adaptadas al contexto.
• Cuidar la posición corporal.
• Mantener un nivel de voz adecuado al nivel de voz del entrevistador.
• Cerrar la entrevista, convencer al entrevistador que se es mejor que el otro. 

2. FODA personal

Fortalezas:
-Honestidad
-Toma de decisiones
-Adaptación
-Buena organización

Debilidades:
-Falta liderazgo
-Inseguridad
-Falta de inglés

Oportunidades
-Buen desempeño
-Preparción profesional
-Ideas ambiciosas de crecimiento profesional y personal

Amenazas:
-Cambios en la política
-Cambios en la economía
-Competencia de administradores

1. Plan de vida y carrera

Definición

Un PVC es un plan estructurado que abarca diversos aspectos: profesional, intelectual, social, familiar. Cada aspecto debe tener una meta específica, pues cada día se representan diferentes roles. El PVC constituye en un estímulo hacia la meditación integradora de la vida presente de cada persona, valores, intereses, capacidades y experiencias.

Utilidad

Se utiliza para clarificar el rumbo que va a tomar la propia vida al graduarse de una carrera profesional. El PVC brinda un marco de referencia para la toma de decisiones. Aunque no debe tomarse como algo rígido que limite la capacidad de reacción.

Procedimiento

Para elaborar un PVC es necesario:

1. Analizar los antecedentes: ¿Cuál es mi situación? ¿Cuáles son mis fortalezas y debilidades? Éstas u otras preguntas propiciarán una reflexión. No se trata de elaborar un juicio, sino de hacer una introspección.
2. Establecer metas: Se debe establecer un plan objetivo. Una meta se piensa tomando en cuenta el contexto personal y lo que se desea. Debe redactarse en forma clara para que sea útil en la toma de decisiones. Además, es necesario considerar metas del aspecto social, por ejemplo: ¿cómo puedo ayudar a la comunidad?
3. Fijar las estrategias o acciones: Las acciones deben ser claras, con secuencia lógica.
4. Determinar un indicador: Una meta sin un indicador es sólo un buen deseo. Por ello, es necesario establecer un proceso para evaluar cómo va el avance.

Un Plan de Vida y Carrera bien estructurado permite tomar una decisión ante una oportunidad.

Comentario:
Es importante que cada persona tenga bien establecidas sus prioridades, y una técnica para lograrlo es el Plan de Vida y Carrera, en el cual la persona deja en claro el objetivo que quiere lograr y la manera en que va a llegar a tal objetivo. El plan de vida marca a la persona, si hay seriedad, va a lograr el éxito en cada actividad que emprenda, y por eso se necesita estudiar cada posibilidad, cada meta, cada plan para llegar a lo que realmente importa (eso depende de cada quien). Al tener un plan de vida y carrera se facilita en gran manera la toma de decisiones personales.